Firma pošle třem dodavatelům stejný e-mail: „dobrý den, potřebovali bychom nový web, můžete nám poslat nabídku?“ Zpátky přijdou tři čísla: 24 000, 68 000 a 190 000. Firma z toho usoudí, že se na trhu s webem nedá vyznat.
Přitom všechny tři nabídky můžou být poctivé. Jenom si každá představila něco jiného, protože zadání jim nic nepředepsalo. První počítá s pěti stránkami a texty od klienta. Druhá s dvanácti stránkami, focením a administrací. Třetí s dvěma jazyky, klientskou zónou a napojením na skladový systém.
Zadání na jednu stránku ten problém řeší celý. Nemusí být odborné a nemusí být dlouhé. Musí odpovědět na sedm věcí a pak jsou nabídky najednou porovnatelné.
Krátká odpověď
- Sedm věcí do zadání: proč nový web, co firma dělá a komu, co má web přinést, rozsah, termín, podklady a rozpočet.
- Rozpočet do poptávky patří. Ne přesná částka, ale pásmo. Bez něj se nabídky sestavují naslepo a vy dostanete tři různé produkty.
- Cíl má být jeden hlavní. Web, který má současně přivádět poptávky, prodávat, nabírat lidi a informovat stávající zákazníky, nedělá pořádně nic.
- Co řešit nemusíte: barvy, písmo, technologii ani přesné texty. To je práce dodavatele a předepsané dopředu spíš uškodí.
- Napsat to zabere hodinu. Ušetří to týdny dohadování a jednu předělávku, která se jinak zaplatí znovu.
Proč se nabídky liší tak, že to vypadá jako podvod
Web není zboží s katalogovým číslem. „Firemní web“ může znamenat pět stránek s kontaktem, nebo systém s katalogem, kalkulačkou a přihlášením. Když zadání neřekne kterou z těch dvou věcí chcete, každý dodavatel si dosadí to, co dělá nejčastěji.
A pak je tu druhý zdroj rozdílů, na který se skoro nikdy nezeptáte: co dodáváte vy a co dodavatel. Texty, fotky, seznam produktů, překlad. Každá z těch položek je několik desítek tisíc, když ji dodává dodavatel, a nula, když ji máte hotovou.
Rozdíl mezi nabídkou za 24 a za 68 tisíc tedy nemusí být kvalita. Bývá to rozsah a dělba práce, tedy dvě věci, které jste měli určit vy.
Potřebujeme nový web, ten současný je zastaralý. Můžete poslat nabídku a cenu?
Máme starý web na WordPressu, nejde upravovat a nechodí z něj poptávky. Děláme zakázkové kovovýroby pro strojírenské firmy. Chceme sedm až deset stránek, jeden jazyk, spuštění do konce roku. Texty máme zčásti, fotky nemáme. Rozpočet do sta tisíc.
Sedm bodů zadání
Ke každému stačí dvě až pět vět. Celé se to vejde na jednu stránku a napíšete to za hodinu.
| Bod | Co napsat | Když to chybí |
|---|---|---|
| 1. Proč nový web | Co vám na tom současném vadí, konkrétně | Dostanete hezčí verzi téhož problému |
| 2. Co děláte a komu | Obor, hlavní služby, jestli prodáváte firmám nebo lidem | Texty budou obecné a o vaší firmě nic neřeknou |
| 3. Co má web přinést | Jeden hlavní cíl a nanejvýš dva vedlejší | Web bude umět všechno a nic pořádně |
| 4. Rozsah | Kolik stránek, jaké funkce navíc, kolik jazyků | Nabídky se nedají porovnat |
| 5. Termín | Do kdy to potřebujete a proč zrovna tehdy | Zjistíte v půlce, že se to nestihne |
| 6. Podklady | Co máte hotové: texty, fotky, loga, seznam produktů | Největší jednotlivý zdroj rozdílu v ceně |
| 7. Rozpočet | Pásmo, ne přesné číslo | Dostanete nabídku na jiný web, než jaký chcete |
Tři body, u kterých se to nejčastěji zkazí
Zbylé čtyři jsou přímočaré. Tyhle tři stojí za rozvedení.
Cíl webu má být jeden
Nejčastější odpověď na otázku „co má web přinést“ je „všechno“. Poptávky, důvěryhodnost, nábor lidí, informace pro stávající zákazníky, úsporu práce v kanceláři. Každý z těch cílů přitom chce jinou úvodní stránku.
Web na poptávky má nahoře jednu službu a jedno tlačítko. Web na nábor má nahoře lidi a podmínky. Web na úsporu práce má nahoře přihlášení. Když se všechno naskládá vedle sebe, vznikne rozcestník, ze kterého nikdo nikam nejde.
Vyberte tedy jeden hlavní cíl a napište ho do zadání jako první. Ostatní věci na webu být můžou, ale ustoupí.
Rozpočet do poptávky patří
Tady se firmy nejvíc brání a rozumím tomu: obava je, že když řeknu sto tisíc, nabídka přijde na sto tisíc. U některých dodavatelů to tak opravdu bude.
Jenže bez rozpočtu nastane něco horšího. Dodavatel neví, jestli mu popisujete web za třicet nebo za tři sta tisíc, takže si vybere sám. Když si vybere níž, dostanete nabídku, ve které chybí polovina toho, co jste chtěli. Když výš, zahodíte ji jako nesmyslně drahou a přijdete o dodavatele, který vám mohl udělat menší verzi.
Řešení není říct číslo, ale pásmo a jeho smysl. „Počítáme se sto tisíci, do sto padesáti bychom šli, když k tomu bude důvod, který pochopíme“ je věta, po které dostanete nabídku, o které se dá mluvit.
Podklady rozhodují o ceně víc než počet stránek
Tohle je nejpodceňovanější bod celého zadání. Texty a fotky jsou u firemního webu položka, která se dá počítat v desítkách tisíc, a přitom to v poptávce skoro nikdo neuvede.
Napište tedy na rovinu tři věci: jestli máte texty (celé, zčásti, vůbec), jestli máte fotky použitelné na web (ne z mobilu z roku 2016) a jestli máte seznam produktů nebo služeb v nějaké tabulce. To jsou tři věty, které dokážou s nabídkou pohnout víc než všechno ostatní.
Co naopak nemá cenu řešit dopředu
Zadání se dá zkazit i tím, že je moc podrobné. Čtyři věci, které do něj nepatří.
- Barvy a písmo. Když v zadání stojí „chceme modrou“, dostanete modrý web, i kdyby vám slušelo něco jiného. Návrh vzhledu je práce, za kterou platíte.
- Technologie. Věta „chceme to na WordPressu“ vyřadí dodavatele, kteří by vám udělali lepší web jinak. Napište, co má web umět, ne na čem má běžet.
- Hotové texty na všechny stránky. Struktura webu se během návrhu mění a texty psané dopředu se z poloviny zahodí. Stačí fakta a podklady.
- Odkazy na weby, které se vám líbí, jako jediné zadání. Jsou užitečné doplňkově, ale „chceme to jako tenhle web“ znamená, že koupíte cizí rozhodnutí pro cizí firmu.
Vy popisujete problém a cíl. Dodavatel navrhuje řešení. Když si to prohodíte, platíte si programátora, aby vykonával vaše rozhodnutí, a to je ta dražší z obou variant.
Vy popisujete problém a cíl, dodavatel navrhuje řešení. Když si to prohodíte, platíte za vykonávání vlastních rozhodnutí
Jak zadání rozeslat
Drobnost, která rozhoduje o kvalitě odpovědí.
- 1Pošlete všem stejné zadání. Ne upravené podle toho, kdo je adresát, jinak se nabídky nedají porovnat.
- 2Napište, že jde o poptávku u víc dodavatelů. Slušní na to reagují líp, protože vědí, že sliby navíc nezaberou.
- 3Řekněte, do kdy nabídku potřebujete. Bez termínu se nabídka odsune za rozdělanou práci a přijde za tři týdny.
- 4Nabídněte půlhodinu na hovor. Dodavatel, který se před nabídkou nezeptá na nic, si ji vymýšlí.
- 5Nabídky si položte vedle sebe a porovnávejte rozsah, ne cenu. Nejlevnější nabídka bývá nejlevnější tím, že v ní něco chybí.
Jak to máme my
Náš poptávkový formulář se ptá přesně na těch sedm věcí, protože jsme ho stavěli ze stejné zkušenosti, ze které je psaný tenhle článek. Projít ho zabere deset minut a na konci máte zadání, i kdybyste s ním šli jinam.
Tři věci, které k tomu patří:
- Nemusíte vědět, co chcete. U každé otázky je volba „zatím nevím“ a je to legitimní odpověď, ne prohra. Půlka poptávek přichází ve stavu, kdy je jasný jenom problém.
- Cenu říkáme celou dopředu a v dohodnutém rozsahu se nemění. Právě proto potřebujeme rozsah znát, ne abychom podle rozpočtu nastavovali cenu.
- První konzultace je zdarma a nezávazná. Ta půlhodina vám pomůže, i kdyby z toho nakonec nic nebylo, protože si v ní ujasníte, co po webu vlastně chcete.
A co za nás dělá největší rozdíl v ceně: texty a fotky. Umíme obojí převzít, takže když je nemáte, není to překážka. Ale je to položka, a proto se na ni ptáme hned, ne až v půlce projektu.
Časté otázky
Co si připravit před poptávkou webových stránek?
Sedm věcí na jednu stránku: proč chcete nový web, co firma dělá a komu prodává, co má web hlavně přinést, jaký má být rozsah (počet stránek, funkce, jazyky), do kdy ho potřebujete, jaké podklady už máte (texty, fotky, seznam produktů) a v jakém pásmu je rozpočet. Sepsání zabere hodinu.
Mám v poptávce uvádět rozpočet?
Ano, ale jako pásmo, ne přesnou částku. Bez rozpočtu si dodavatel musí sám tipnout, jestli popisujete web za třicet nebo za tři sta tisíc, a podle toho sestaví nabídku. Pak buď dostanete nabídku, kde chybí polovina toho, co chcete, nebo takovou, kterou zahodíte jako předraženou.
Proč se nabídky na stejný web liší i pětinásobně?
Většinou ne kvalitou, ale rozsahem a dělbou práce. Jedna nabídka počítá s pěti stránkami a texty od vás, druhá s dvanácti stránkami, focením a administrací. Texty, fotky a překlad jsou položky za desítky tisíc, když je dodává dodavatel, a nula, když je máte hotové.
Musím mít před poptávkou hotové texty?
Ne, a psát je dopředu se většinou nevyplatí. Struktura webu se během návrhu mění a texty psané předem se z poloviny zahodí. Stačí fakta a podklady, klidně nadiktované do telefonu. Do zadání ale napište, jestli texty máte, nemáte, nebo máte zčásti, protože to je jedna z největších položek v ceně.
Mám v zadání určit technologii, třeba WordPress?
Radši ne. Věta „chceme to na WordPressu“ vyřadí dodavatele, kteří by vám udělali lepší web jinak, a nikomu nepomůže. Popište, co má web umět a co má přinést. Volba technologie je práce dodavatele a odpovědnost za ni má nést on.
Kolik cílů může mít firemní web?
Jeden hlavní a nanejvýš dva vedlejší. Web na poptávky, na nábor lidí a na úsporu práce v kanceláři chce pokaždé jinou úvodní stránku. Když se všechny cíle naskládají vedle sebe, vznikne rozcestník, ze kterého nikdo nikam nejde.
Shrnutí
- Zadání na jednu stránku odpovídá na sedm věcí a napíše se za hodinu. Bez něj se nabídky nedají porovnat.
- Rozdíl mezi nabídkami bývá rozsah a dělba práce, ne kvalita. Obojí máte určit vy.
- Cíl webu má být jeden hlavní. Web se čtyřmi rovnocennými cíli je rozcestník.
- Rozpočet patří do poptávky jako pásmo. Jeho zamlčení škodí vám, ne dodavateli.
- Texty, fotky a seznam produktů hýbou cenou víc než počet stránek. Napište, co z toho máte.
- Barvy, písmo, technologii ani hotové texty dopředu neurčujte. To je práce, za kterou platíte.
Nechce se vám to psát
Projděte náš poptávkový formulář. Ptá se přesně na těch sedm věcí, zabere deset minut a na konci máte zadání, které můžete použít i u jiného dodavatele. U každé otázky je volba „zatím nevím“, takže se nedá vyplnit špatně.